人材派遣の面接を辞退する時の断り方は？
できるだけ早めに連絡し、簡潔に、先方に失礼のないように意思を伝えましょう
面接を辞退するという結論が固まったら、メールでも電話でもいいので、とにかく早めに伝えることです。面接を受ける予定だった人材派遣会社の採用担当者に速やかに連絡しましょう。今まで対応してくれた担当者に誠意を示すことが大切です。
辞退する理由を説明する際は、言い訳をせずに簡潔明瞭な形で話します。その上で、先方に対してお詫びと感謝を伝えましょう。
企業や人間同士の関係はどこで繋がっているか分かりません。後に別の会社に就職したとしても、面接を辞退した会社とどこかで関係が生じる可能性もありますので、ここでも社会人としてのマナーを心得た言動を心がけましょう。
面接を辞退する場合はとにかく速やかに連絡し、必要なら電話でのフォローも検討しましょう
面接を辞退する理由は人によって異なります。しかしなんであれ、面接を予定していた人材派遣会社としては採用の手続きをそこで断ち切られてしまう結果になるので、決して喜ばしいものではありません。
だからこそ、面接辞退を相手側に伝える場合は先方への気配りを忘れることなく、マナーをきちんと守って進めていきましょう。では実際にどんな断り方をすればいいのか、そのポイントを説明します。
・辞退の連絡はできるだけ速やかに
第一志望の企業から先に採用通知をもらった場合や、一次面接を受けてから志望度が下がったなど、面接を辞退する理由はそれぞれあることでしょう。それらの理由に関係なく、辞退することを決めた以上は、間を置かずに速やかに先方へ連絡するのが鉄則です。
特に、日程が既に決まっていた面接をキャンセルする場合は、先方のスケジュールも狂わせる結果になります。面接日直前にドタキャンするようなことは絶対に避けましょう。
企業によっては、採用担当者だけではなく面接官のスケジュール調整も別個に関わってくることがあり、連絡が遅れると多方面に迷惑がかかることになります。
・「無断辞退」は絶対にしない
連絡できないままに面接当日になり、そのまま連絡もせずに面接を勝手に辞退する「無断辞退」も絶対にしないでください。企業側としては、面接をひとつ行うために、関係部署や関係する社員とスケジュールを調整し、各方面と連携しながら準備を進めているものです。
無断辞退はそれを無駄にしてしまう行為で、それによる悪評は、今後どのような形であなたの将来に影響してくるか分かりません。確かに、面接辞退の連絡は企業にとっては決して喜ばしいものではないので、連絡するのは気が引けるかも知れません。
それでも企業側としては、無断辞退や当日ドタキャンなどに比べれば、早めに辞退の連絡をもらう方がずっと増しだと言えます。しっかり辞退の連絡をすることはお互いのためになるのだと考えましょう。
・電話でフォローするのも有効
選考段階での辞退の連絡は、電子メールでも大丈夫です。ただ、人によっては、メールできちんとお詫びと感謝の気持ちが伝わったか心配だということもあるでしょう。
どうしてもその点が不安であれば、メールに続いて直接電話をかけてフォローするのもひとつの手です。万が一、面接の前日や当日にやむなくドタキャンする形で辞退することになったら、これはメールではなく電話で連絡するようにしましょう。
メールの場合、担当者が数日間出張などで不在だったりすると、面接当日まで確認できないことがあるからです。
面接を辞退する時の注意点は？
面接辞退の連絡をする際の注意点を、下記にまとめます。
・辞退の理由を聞かれた場合
面接辞退を申し出た際、「辞退の理由は何ですか？」と聞かれることがあります。特に、電話で連絡をした場合は、この質問が来る可能性が高いでしょう。しかし、これについては必ずしも真面目に全て説明する必要はありません。諸般の事情により辞退させていただきます、という返答で十分です。
もちろん、正直に言っても問題ありません。今まで対応してくれた人材派遣会社との関係や、採用担当者との雰囲気によっては、変に隠さずにきちんと説明する方が適切なケースもあるでしょう。その場合は、誠意をもって自分の言葉で簡潔かつ丁寧に説明してください。
この時の断り方として、先方への批判や文句になってしまうような言い方や表現は避けてください。不平不満の類いも口にしないようにしましょう。
電話では、お互いの顔が見えない分、しゃべる内容や雰囲気が全てとも言えます。相手に不快な印象を与えないように心がけてください。
・メールを送っていい時間帯は？
面接の断り方として、電子メールを使うのもいいでしょう。ただ、送信する時間帯には注意が必要で、例えば在職中に転職活動を行っている人は、業務終了後の夕方や夜などにメールを送信することがあるかも知れません。
しかし、こうしたメール送信は、相手側の営業時間内に行うのがベストです。どうしても夜になってしまうのであれば、文面に「夜分遅く失礼いたします」とひとこと書き添えるようにしましょう。
また、メールではなく電話で連絡する場合は、先方が忙しいと思われる時刻は避けましょう。例えば、朝の始業直後やお昼休みの前後の時間帯は、忙しくしている企業も多くあります。
慌ただしい中では、こちらの誠意もうまく伝わらないかも知れません。固定電話ではなく携帯電話で面接辞退の連絡をする場合は、周囲が騒がしくないか、電波が弱くないかなどに注意する必要があります。
騒音があったり、電波が途切れがちだったりすると、会話自体がうまくいかず先方に迷惑をかけてしまうので要注意です。
・「本当に辞退するか」改めて考えて
面接を一度辞退してしまうと、後になってから考え直しても、改めて面接を希望することはできません。よって、本当に面接辞退を申し出る前に、もう一度だけよく考えてみましょう。
辞退の連絡は早めに行った方がいいとはいえ、あまりに早急に結論を出すのも考えものです。その企業のどのような点が、自分には合っていないと感じるのかがポイントです。
それは他の企業であれば解消される問題なのか、自分は現在の就職活動によってどう自己実現したいのかなど、スタート地点に立ち返って考えてみると、いろいろ見えてくるものがあるかも知れません。
面接辞退を伝える場合の文例・トーク例
ここでは、面接辞退を申し出る時の例文をご紹介します。最初にメールの例文を、次に電話のトーク例を載せますので、必要に応じて参考にしてください。
まずは、面接辞退の意思をメールで伝える場合の例文です。辞退理由を長文でくどくど書かず、簡潔にまとめるのがポイントです。また、読みやすいように改行する位置にも気を付けましょう。
『件名：面接辞退のご連絡／○○○ 一郎』
□□株式会社
人事部 △△様
X月X日に面接を受けさせていただいた○○○ 一郎です。
その節は、誠にありがとうございました。
さて、先日選考通過のご連絡をいただきましたが、
一身上の都合により、二次面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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○○○ 一郎
〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話 ***-****-****
メール ******@***.com
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次は、電話で辞意を伝える場合のトーク例です。電話の場合、先方ときちんと会話をする必要があるので緊張しがちですが、落ち着いて説明しましょう。
応募者「お世話になっております。X日に面接を受けさせていただき、選考通過のご連絡をいただいております○○○一郎と申します。人事部の△△さんはご在席でしょうか。」
（採用担当者が電話に出る）
応募者「お世話になっております。X日に一次面接を受けさせていただいた○○○一郎です。
先日は選考通過のご連絡をいただきありがとうございました。せっかくご連絡いただいたのですが、諸事情のため、次の面接を辞退したくご連絡を差し上げました」
採用担当者「そうですか。差し支えなければ、辞退される理由を教えていただけますか？」
応募者「面接時に詳しい業務内容を教えていただき、最初に私が抱いていたイメージとの間にギャップがあると感じました。自分の能力では、御社に貢献するのは難しいと判断しました。
貴重なお時間をいただきましたのに、誠に申し訳ございません。」
採用担当者「分かりました。」
応募者「大変ご迷惑をお掛かけし、申し訳ございませんでした。」
電話でのトーク例は以上になります。なお、固定電話から電話をかけている場合は、電話を切る際に受話器を置く音が、先方にとって意外と耳障りに聞こえることがあります。
まず指で静かにフックを押してから、続けて受話器を置くようにしましょう。
（まとめ）人材派遣の面接を辞退する時の断り方は？
1.できるだけ早めに連絡し、簡潔に、先方に失礼のないように意思を伝えましょう
面接を辞退するという結論が固まったら、とにかく速やかに採用担当者に連絡しましょう。そして簡潔明瞭に辞退理由を説明し、お詫びと感謝の気持ちを伝えるのが社会人としてのマナーです。
2.面接を辞退する場合はとにかく速やかに連絡し、必要なら電話でのフォローも検討しましょう
面接を辞退する場合は、とにかく速やかに採用担当者へ連絡をし、ドタキャンや無断辞退だけは絶対に避けるようにしましょう。必要に応じて、電話で直接連絡するのも有効です。
3.面接を辞退する時の注意点は？
面接辞退の連絡をする際、いくつか注意したいことがあります。まず、辞退の理由を聞かれても、必ずしも答える必要はないということ。また、メールを送る時間帯などにも注意し、後は本当に辞退していいのかどうか、もう一度しっかり考えることです。
4.面接辞退を伝える場合の文例・トーク例
面接辞退を実際に申し出る場合の、メールの文例と電話のトーク例を説明します。メールの場合は長文にならないようにすることも含め、読みやすくなるよう心がけます。また電話する場合は緊張しがちですが、落ち着いて説明しましょう。
